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¿Cuándo es justificable realizar eventos corporativos?

 

 

La importancia de analizar las razones a favor de celebrar cualquier evento. 

Uno de los aspectos fundamentales en una buena estrategia de relaciones públicas es la planificación de eventos. Se trata siempre de casos en los que un evento es la única manera de transmitir los conocimientos y mensajes que deseamos difundir a un grupo definido de personas. 

Las razones son múltiples: por ejemplo, hay que llegar a un público masivo y esto se consigue sólo a través de la televisión (que es visual y de muy amplia difusión), o bien la comunicación se realiza a través de un grupo de profesionales que quieren reunirse para probar y opinar juntos; o bien se quiere enseñar un producto a un público determinado. Hay miles de ejemplos. En cada uno de ellos, nuestro objetivo es dar a conocer los mensajes clave que queremos transmitir al público objetivo que hayamos elegido.

En consecuencia, sin una buena planificación de eventos, las relaciones públicas de cualquier marca no darán los resultados esperados. Varios son los puntos a tener en cuenta:

·         El evento debe tener sentido y debe ser rentable para la empresa.

·         Los objetivos del evento deben estar claramente marcados, lo cual nos ayudará a ceñirnos al máximo a ellos en todos los aspectos.

·         Hay que determinar detalladamente el público objetivo al que nos dirigimos.

·         El evento, o eventos, deben estar alineados con el plan de comunicación, con “The big picture”, y encajar perfectamente con la estrategia de comunicación dibujada.

Estos puntos precedentes marcarán el tipo de evento a organizar. Si, por ejemplo, queremos dar a conocer una marca de vinos, será importante reunir un grupo de profesionales del sector, desde gastrónomos a distribuidores y periodistas especializados, pasando por blogueros, y líderes de opinión.  El objetivo es que hablen del producto a través de sus canales. En definitiva, deben llegar a nuestro público objetivo final para que ellos, (los receptores del mensaje) actúen.

Si lo que queremos es dar a conocer un producto industrial,  una visita a la fábrica, para que se pueda comprobar cómo se produce, es otra posibilidad. Las opciones son amplias, y no es este el lugar para describirlas, pero sí para dejar bien claro que las relaciones públicas deben estar alineadas con una planificación adecuada del evento. 

Relaciones públicas e instituciones: Adiós a la Peseta. 

Un tipo de evento muy especial es aquel que busca marcar o conmemorar momentos históricos, cuya significado requiere una celebración especial. Un ejemplo de este tipo podría ser el evento de conmemoración de la retirada de la peseta como medio de pago, celebrado el 28 de Febrero de 2002, y organizado por SCR para la Real Casa de la Moneda.

¿Cuáles eran los objetivos de este evento? No se trataba de una promoción de marca, si no de marcar un día histórico, el final de una era, y de aumentar el conocimiento de este hecho entre el público en general, mediante una gran cobertura en los medios y visualmente en persona.

Para ello, se diseñó un plan de 20 “minieventos” que apoyarían al evento central, a desarrollar en Madrid durante un período de tiempo determinado. En ellos, actores disfrazados de juglares y payasos hacían rodar grandes monedas de peseta por la calle, de hasta dos metros de tamaño. También se realizó una campaña en restaurantes, en la que los clientes eran obsequiados con botellas de cava etiquetadas ex profeso, y se realizó una exhibición en la Real Casa de la Moneda. De igual manera, para el evento se creó un logo especial, un sello y una moneda conmemorativos, y Alfonso Ussía redactó una “Oda a la Peseta”.

Un aspecto fundamental de estos eventos, y de toda acción de relaciones públicas, es conseguir la cobertura mediática requerida en cada caso. En esta ocasión, se consiguieron  135 artículos en medios impresos, y una cobertura de todos los canales de televisión durante todo el día. La jornada terminó con una exhibición de fuegos artificiales.

Para finalizar, hay que tener en cuenta que la planificación de un evento es un trabajo colaborativo, entre cliente y agencia; pero que la estrategia, planificación y análisis de resultados y objetivos conseguidos es trabajo de la agencia.