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Algunas herramientas para ayudarnos en la organización de eventos

 

 

 

La organización de eventos es, como todos los profesionales del ramo saben, una tarea compleja. Hay que atender a numerosas variables, siempre necesarias para conseguir que el evento sea exitoso, con una asistencia amplia y variada, además de significativa para nuestros objetivos, y un servicio de calidad que deje a todos contentos, incluyendo los organizadores, que necesitan que el evento deje un impacto duradero en los asistentes. Las marcas y empresas precisan, por tanto, de una buena organización de eventos para alcanzar sus objetivos de comunicación y marketing, y esto es una realidad.

Para conseguirlo, existe una serie de herramientas digitales que pueden ayudar a los profesionales de la organización de eventos. Son herramientas que permiten automatizar y gestionar procesos que antes había que hacer manualmente. Veamos algunas de ellas.

  •  Eventbrite. Esta herramienta es excelente para automatizar el reparto de entradas. Podemos configurarla a nuestro gusto, de manera que sólo habrá que pedirle a los asistentes que visiten la web para conseguir su invitación, que además podrán guardar en su móvil. Podemos enviar correos personalizados a los asistentes VIP, invitándoles a sacarse la entrada por ellos, y monitorizar todo el proceso, para saber cuál es el ritmo e intensidad de descarga de entradas (una buena medida de la posible asistencia). Con Eventbrite podemos facilitar enormemente el proceso de envío de entradas, y su confirmación, uno de las tareas más pesadas de toda organización de eventos. 
  • Mailchimp. Si queremos enviar correos con invitaciones es buena idea organizar nuestros contactos por listas en Mailchimp (o cualquier otro servicio de email marketing), a las que podremos enviar invitaciones por correo. Además de poder segmentarlas según nuestro target, nos permite añadir diseños a los emails, y aumenta su entregabilidad (la tasa de entrada de los emails en las bandejas de correo, sorteando los filtros de spam). Además, nos permite saber qué correos han sido abiertos, y por quién. En resumen, este servicio es una buena idea para gestionar listas grandes de invitados.
  • Otra manera de gestionar los usuarios de un evento es mediante la aplicación Meetup. Mediante un sistema muy intuitivo, se puede gestionar la asistencia a un evento de una manera muy sencilla, convirtiendo esta penosa tarea en un trámite mucho más agradable. Si no la conoces, deberías probarla para tu organización de eventos. Además, permite crear grupos y realizar todos los eventos que queramos en cada uno. Así, una empresa puede abrir su grupo en Meetup, invitar a todos los interesados a formar parte de él, y crear y publicitar evento, que serán visibles para todos los miembros. Para un responsable de relaciones públicas es una manera mucho más rápida de publicitar y controlar la asistencia a eventos, evitando  la confirmación mediante correo electrónico, que siempre es un engorro, y no muy eficiente. También es cierto que esta aplicación es más útil para eventos abiertos, estando un poco más limitada para organizar reuniones exclusivas, como por ejemplo eventos para prensa especializada.
  • Otro aspecto fundamental de la organización de eventos es la gestión de proveedores y presupuestos, sobre todo en el caso de salas y catering. En este caso, existen aplicaciones que nos permiten gestionar estas tareas mediante varias funcionalidades, a las que se añaden otras relacionadas con la gestión de usuarios. Es el caso de Super Planner, una app bastante completa, Event Espresso, un plugin para insertar en nuestra web en Wordpress, o  Planing Pod.
  • Por último, a la hora de buscar proveedores puede ser de utilidad recurrir a los “Marketplace” especializados en eventos que están surgiendo actualmente, como por ejemplo Optievents. Otra manera de ahorrar tiempo y esfuerzos a la hora de conseguir el espacio ideal para la organización de nuestro evento.

Por supuesto, organizar un evento seguirá siendo una tarea larga, compleja, y que requiere una gran concentración y atención al detalle. Pero con estas herramientas podemos simplificarla, y monitorizar mucho mejor su desarrollo. Lo que significa más productividad, ahorro de tiempo, ¡y menos quebraderos de cabeza!