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Organizar un evento que cumpla nuestros objetivos

                

 

¿Cómo organizar un evento de alto impacto? Esta es la pregunta que muchas veces se hacen los responsables de marketing y relaciones públicas, que buscan siempre conseguir los mejores resultados para sus marcas. Aunque no hay fórmulas mágicas, sí que hay una serie de líneas maestras que no conviene descuidar a la hora de trabajar en la organización de un evento. Veamos cuáles son.

En primer lugar, debemos tener claros nuestros objetivos. Esto es así siempre en el marketing y las relaciones públicas, pero en los eventos debería serlo más, porque suelen ser caros, y en ocasiones irrepetibles, por lo que debemos apuntar muy bien para evitar desviarnos de la diana. Así que, si todavía no tienes claro que necesitas conseguir en el evento, párate un momento y ponlo negro sobre blanco.

Una vez que sabemos qué queremos conseguir, tenemos que determinar cómo hacerlo. Aquí es importante establecer sinergias. Necesitamos un local, una infraestructura, y quizás animación musical, o un anfitrión que dirija el evento. En este punto, la elección es crítica, y debe ser adecuada al tipo de evento. Hagamos una lista de todo lo necesario, y vayamos tachando hasta tener todo resuelto.

Esto no se puede hacer sin un gran equipo y una organización de proyecto. Aquí es importante realizar una buena planificación, y el responsable del evento es fundamental. Lo ideal sería que tuviese un sólido conocimiento de organización y procesos, y sobre todo de como planificarlos. Junto con su equipo, deberá determinar cuáles son los pasos a conseguir para realizar todo lo necesario para el evento, el “camino crítico” para conseguirlo (esto es, las tareas y elementos fundamentales para el éxito), y cómo completarlos. Aquí no es mala idea crear un calendario de consecución de objetivos. Si el evento es muy complejo, sería buena idea separar las tareas por grupos, seleccionar responsables de cada uno, y establecer prioridades, tiempos, y posibles incidencias que habría que solucionar llegado el momento. ¡Cuanto menos se deje a la improvisación, mucho mejor!

Un aspecto fundamental de todo evento es la creatividad. Por creatividad entendemos la capacidad de generar experiencias novedosas, impactantes y útiles que sean realmente relevantes en la mente de los asistentes. Lo que buscamos es, en definitiva, que lo que transmitamos sea inolvidable, que deje una huella duradera. Así que toca estrujarse la cabeza, y organizar algo más que el típico “sarao” si queremos tener nuestro impacto. ¿Cómo conseguirlo? Sin duda, las herramientas de desarrollo de la creatividad, de las cuáles hay un catálogo bastante amplio, pueden ayudarnos a conseguir esa vuelta de tuerca a nuestros eventos que marcará la diferencia.

Por último, nos gustaría insistir en que gran parte del éxito de un evento reside no sólo en el mismo, sino en su capacidad de generar expectativas antes y después del mismo. Antes del evento para garantizar la asistencia, y después del mismo para mantener la cobertura sobre el mensaje transmitido. Aquí, seguramente, lo ideal sería integrar el evento dentro de un plan de más amplio, haciendo de él una pieza maestra de una maquinaria mayor, orientada hacia el éxito y los objetivos de negocio.